Pri plánovaní firemných akcií alebo rôznych udalostí, ako napríklad prezentácia nových tovarov alebo firemné školenia a semináre, je potrebné mať na pamäti mnoho detailov. Na úspechu takejto firemnej udalosti často krát stojí aj ďalšie fungovanie firmy. Preto nezabudnite na dôkladné plánovanie. Ako na to?

Plánovanie firemnej udalosti krok za krokom

1. Vyberte vhodný termín. Je dôležité, aby ste firemnú udalosť správne načasovali. Tak, aby sa mohli dostaviť všetci dôležití hostia. Či už zaujímaví a dôležití klienti, obchodní partneri alebo samotní zamestnanci. Takisto je nutné poriadne si skontrolovať diár a kalendár, aby sa táto udalosť náhodou neprekrývala s nejakou inou, na ktorú ste zabudli! Určite by nebolo príjemné, ak by sa počas dôležitej udalosti dostavil za vami niekto, koho ste skutočne neočakávali.
2. Zvoľte tému udalosti. V akom duchu sa bude niesť daná udalosť? Potrebujete nápad, ideu, na základe ktorej sa bude odvíjať celý priebeh firemnej udalosti. Stanovte si časový harmonogram a plán akcie krok po kroku, aby vás nič nepríjemné neprekvapilo.
3. Vyberte ideálne miesto. Bude lepšie, ak sa bude firemná udalosť konať v priestoroch firmy? Alebo nemajú dostatočnú kapacitu? V tom prípade nezabudnite vopred zarezervovať vhodné miesto, a to v závislosti od počtu očakávaných hostí. Rátajte radšej s miestami navyše. Vyhnete sa tak prípadnému faux pas, ak by prišlo viac ľudí.
4. Zarezervujte si rečníkov. Budete na udalosti prednášať len vy? Alebo sa zúčastnia napríklad experti z určitého odboru, ktorí budú mať prednášku? Ak áno, nezabudnite ich včas požiadať o potvrdenie účasti.
5. Propagujte! Ak nezáleží na počte hostí (udalosť sa môže konať napríklad vonku) a chcete, aby ich prišlo čo najviac, nezabudnite udalosť inzerovať a propagovať! Samozrejme, v dostatočnom časovom predstihu.
6. Nezabudnite rozdeliť povinnosti. Určite budete potrebovať pomoc svojich spolupracovníkov a v deň udalosti nebudete všetko zabezpečovať vo vlastnej réžii. Nezabudnite teda vopred, napríklad na firemnej porade, rozdeliť kompetencie. Aby v deň D každý vedel, čo má robiť.
7. Potrebujete sponzorov? Pri niektorých typoch firemných udalostí určite nie je na škodu osloviť aj sponzorov. Zvážte aj túto možnosť. Môže vám priniesť potrebné financie!

No a nakoniec, skúste si všetko naplánovať tak, aby ste mali deň pred konaním udalosti voľný. Na prípadné neočakávané povinnosti alebo len tak, aby ste mali čas na kontrolu, či je všetko potrebné zabezpečené!

Autorské právo: kasto / 123RF Reklamní fotografie